Darbo vietos psichikos sveikatos rizikos vertinimo šablonas
Daugelyje šalių, priklausomai nuo jūsų įmonės dydžio, dažnai privaloma turėti rašytinį rizikos vertinimo protokolą, susijusį su jūsų darbuotojų fizine ir psichologine sauga.Nors gali atrodyti pakankamai lengva išvardyti galimus nelaimingus atsitikimus, gali būti gana sudėtinga įvertinti psichologinės sveikatos problemas ir jas sukeliančius veiksnius.Parengėme šį psichologinės sveikatos rizikos vertinimo darbo vietoje šabloną, jame nurodydami sritis ir klausimus, kuriuos galite pritaikyti ir adaptuoti pagal savo situaciją, kad padėtume jums pradėti! Atminkite, kad norint, jog tai veiktų ir būtų aktualu, turite būti kuo realistiškesni ir sąžiningesni, išvardydami galimas rizikas ir dabartines situacijas. Tikras situacijos supratimas – pirmasis žingsnis į pokyčius!
I – Nustatykite rizikas ir galimus streso veiksnius
Jie gali skirtis priklausomai nuo įmonės tipo, pramonės šakos, dydžio ir to, ar ji visiškai nuotolinė, ar ne, tačiau bendrai galime išskirti 7 streso veiksnių sritis, kurias aptarsime toliau. Kiekvienoje skiltyje pateikėme keletą klausimų, į kuriuos galite užrašyti atsakymus, pavyzdžiui, „“Taip”“, „“Ne”“ arba „“Nežinau”“.1. Aplinka
Tai gali reikšti:- Ergonomiškas išdėstymas
- Šviesos ir oro kokybė
- Erdvumo pojūtis
- Triukšmo tarša
- Patogi temperatūra (per šalta arba per šilta)
- Įtraukiantis dizainas (sunkiai prieinamas žmonėms su judėjimo negalia…)
- Ar yra fizinių pavojų (triukšmas, temperatūra, cheminės medžiagos ir kt.)?
- Ar teisinga sakyti, kad fiziniai ir psichologiniai darbo reikalavimai nebuvo atsižvelgti projektuojant darbo vietą atsižvelgiant į darbuotojų gebėjimus?
Jei jūsų komanda yra hibridinė arba visiškai nuotolinė, paklauskite savęs, kokią paramą įmonė šiuo metu siūlo, kad kiekvienas darbuotojas turėtų saugią darbo aplinką savo namų biure. Sudėtinga mąstyti už ribų, kai esate jų viduje2. Vaidmens reikalavimai
Tai apima:- Didelis darbo krūvis
- Dažnas viršvalandžių darbas
- Reikalavimai nesutampa su darbo aprašymu
- Aukštas darbo tempas
- Ar darbuotojai dirba reguliariai arba laikinai esant dideliam spaudimui (skubus darbas, griežti terminai)?
- Ar darbuotojų darbo dienos yra reguliariai arba laikinai ilgos?
- Ar darbo krūvis yra reguliariai arba laikinai labai didelis?
- Ar darbas yra monotoniškas?
- Ar teisinga sakyti, kad darbuotojai nežino, kokios yra jų atsakomybės?
- Ar darbuotojams keliami prieštaringi reikalavimai?
Neįvykdyti lūkesčiai yra dideli streso veiksniai3. Kontrolė/valdymas
Tokie dalykai kaip:- mikrovaldymas,
- darbuotojų laisvė rinktis, kaip atlikti savo darbą
- butelio kakleliai
- Ar nauji darbuotojai pradeda dirbti be tinkamo įvadinio mokymo ir vadovavimo?
- Ar darbuotojams trūksta galimybės įtakoti, kaip jie dirba?
- Ar darbuotojams trūksta galimybės įtakoti savo darbo turinį?
- Ar darbuotojams trūksta galimybės planuoti savo darbą, priimti savo sprendimus ir prisiimti atsakomybę?
- Ar užduotys yra taip suskaidytos, kad darbuotojai nesupranta savo indėlio į galutinį produktą?
- Ar darbo laikas yra fiksuotas?
Kada vadovavimas virsta mikrovaldymu?4. Parama
Tai gali reikšti:- internetiniai ir neinternetiniai ištekliai, tokie kaip programėlės, pirmosios pagalbos teikėjai ir trečiosios šalys
- Pripažinimas / paskatinimas
- programos ir mokymai viduje arba per trečiųjų šalių specialistus
- Ar darbuotojai jaučia teigiamo ir neigiamo grįžtamojo ryšio stoką?
- Ar darbuotojai negauna pripažinimo ir nėra apdovanojami už lūkesčių viršijimą?
- Ar darbuotojams trūksta vadovų ir kolegų palaikymo?
Niekada neįvertinkite teigiamo grįžtamojo ryšio galios5. Santykiai
Tai apima:- Kaip žmonės kreipiasi vieni į kitus,
- esama kultūra: ritualai ir tradicijos
- kaip sprendžiami geri ir blogi elgesiai
- konfliktų valdymas
- Ar socialinis klimatas darbo vietoje prastas?
- Ar darbuotojų grupių (pvz., skyrių) bendradarbiavimas prastas?
- Ar tarp darbuotojų kyla tarpasmeniniai arba vidiniai grupių konfliktai ?
- Ar darbo problemos ir problemos tarp darbuotojų ir vadovybės lieka neišspręstos?
- Ar tarp darbuotojų yra stipri konkurencija?
- Ar vyksta patyčios ar priekabiavimas?
Atvira erdvė ar erdvė apkalboms?6. Pokyčiai
Ar jūs ir jūsų kolegos žinote:- Kaip tvarkomasi su pokyčiais?
- Kaip tai komunikuojama?
- Ar tiesa, kad darbuotojai lieka be pagalbos pokyčių laikotarpiais arba kai įmonės ateitis yra neaiški, kad būtų išvengta nepasitenkinimo?
7. Kiti / asmeniniai
Viskas, kas susiję su konkrečiais atvejais, individualiomis situacijomis. Jei kas nors turi konkrečių poreikių, kurie gali sukelti psichinės sveikatos problemų…Ką dabar?
Norėdami įvertinti jūsų įmonės rizikos lygį, patikrinkite, kiek iš šių klausimų buvo atsakyta teigiamai. Siūlome, kad geriau būti griežtesniems nei atlaidesniems atsakant į šiuos klausimus. Tai padės greičiau pagerinti situaciją. Vienas būdas įvertinti riziką gali būti toks:- Rizikos lygis 0: nė į vieną klausimą nebuvo atsakyta teigiamai.
- Rizikos lygis 1: iš viso į visus klausimus buvo iki dviejų “TAIP” atsakymų
- Rizikos lygis 2: kiekvienoje subkategorijoje buvo bent vienas “TAIP” atsakymas
- Rizikos lygis 3: penki ar daugiau “TAIP” atsakymų.
- Aiškiai apibrėžkite darbuotojų užduotis, funkcijas ir atsakomybes.
- Užtikrinkite, kad būtų prieinami pakankami ištekliai, ypač esant dideliam poreikiui.
- Restruktūrizuokite veiklą ir darbo eigą, kad išvengtumėte kliūčių ir pasikartojančių didelio darbo krūvio laikotarpių.
- Iš anksto informuokite darbuotojus apie gamybos planus ir galimo didelio streso laikotarpius.
- Stebėkite darbo krūvį ir sistemingai tikrinkite, kaip darbuotojai susidoroja su labai dideliu fiziniu ir psichiniu darbo krūviu.
- Mažinkite viršvalandžius iki minimumo ir susitarkite dėl būdų kompensuoti labai didelio darbo krūvio laikotarpius.
- Užtikrinkite, kad darbuotojai turėtų pakankamai mokymų ir įgūdžių atlikti savo užduotis.
- Skatinkite darbuotojus nuolat tobulinti savo įgūdžius.
- Praplėskite darbo pareigų apimtį, kad diversifikuotumėte darbą.
- Konsultuokitės su darbuotojais ir jų atstovais dėl darbo organizavimo, turinio ir apimties.
- Parodykite pasitikėjimą savo darbuotojais, deleguodami atsakomybę ir problemų sprendimą.
- Nuolat stebėkite darbuotojų pasitenkinimą savo darbu.
- Padidinkite darbuotojų įsitraukimo į savo darbą jausmą, pavyzdžiui, pabrėždami platesnį jų darbo poveikį ir akcentuodami jų vaidmenį bei indėlį į galutinį produktą ar paslaugą.
- Įdiekite lanksčias darbo valandas ir šeimai palankius sprendimus.
- Vystykite ir įgyvendinkite priemones konfliktų sprendimui darbo vietoje.
- Organizuokite susitikimą esamoms problemoms aptarti tarp darbuotojų. Skatinkite darbuotojus rasti problemų priežastis ir sprendimus.
- Suteikite mokymus tarpasmeninių konfliktų sprendimui. Užtikrinkite, kad ypač vadovai būtų gavę reikiamus mokymus ir galėtų vadovauti žmonėms.
- Vystykite ir įgyvendinkite anti-patyčių politiką.
- Mokykite vadovus, kaip teikti konstruktyvų atsiliepimą ir kaip girti bei palaikyti pavaldinius.
- Turėkite tinkamą įvadinį mokymą naujiems darbuotojams; įtraukite patyrusius darbuotojus kaip vadovus, mokytojus ir mentorius naujiems darbuotojams.
- Aiškiai ir viešai bendraukite su darbuotojais ir jų atstovais apie visus planuojamus pokyčius (įskaitant atleidimus) prieš, per ir po pokyčių.
- Leiskite darbuotojams aptarti ir daryti įtaką pokyčiams.
- Suteikite specializuotus mokymus ir profesionalias konsultacijas atleidžiamiems darbuotojams dėl jų ateities karjeros.
II – Įvertinkite, kas jau yra įgyvendinta (trečiosios šalies, mokymai..)
Tai jūsų galimybė nuodugniai peržiūrėti, ką įmonė jau yra įdiegusi ir siūlo darbuotojams, siekiant stebėti ir mažinti šias rizikas.- Išvardykite pastangas, kurias įmonė padarė, siekdama pagerinti darbo vietą ar darbo iš namų sąlygas
- Paaiškinkite, kas yra įgyvendinta, kad užtikrintų, jog lūkesčiai atitinka realybę darbo krūvio ir valdymo atžvilgiu
- Pasidalinkite, kokį lankstumą darbuotojai turi savo užduotyse
- Išvardykite, kokia parama šiuo metu siūloma darbuotojams psichikos sveikatos ir gerovės srityje
- Pasidalinkite apie įmonės kultūrą, gaires, vertybes ir taisykles.
- Paaiškinkite, kaip pokyčiai yra tvarkomi ir komunikuojami visai įmonei
III – Veiksmų planas psichikos sveikatai ir gerovei gerinti
Turėkite planą! Dabar, kai nustatėte rizikas ir įvertinote esamą situaciją, liko keletas svarbių dalykų, kuriuos reikia padaryti:- Sekite naujoves ir tyrinėkite, ką galima pagerinti kiekvienoje srityje ir ką daryti krizės/avarijos atveju
- Jei reikia, tobulinkite procesus (kaip darbuotojai informuojami apie tai, kas taikoma)
- Priskirkite aiškią atsakomybę. Be oficialiai atsakingo asmens, atsakomybė gali greitai pasimesti ir niekas už ją neatsakys
- Nustatykite naujų įgyvendinimų terminus
- Nuolat stebėkite, peržiūrėkite ir atnaujinkite
Niekada nevėlu pradėti vertinti psichikos sveikatos ir gerovės rizikas jūsų įmonėje. Iš pradžių tai gali atrodyti baisu, tačiau taip neturi būti. Pradėkite nuo to, ką žinote, ir pasikvieskite specialistų bei trečiųjų šalių pagalbą, kai reikia. Nedarykite prielaidų, būkite sąžiningi ir pamatykite, kaip jūsų komandos psichikos sveikata gerėja! Žinokite rizikas. Informuokite apie jas. Būkite pasiruošę padėti jų atsiradimo atveju.Dažniausiai užduodami klausimai
Ar psichikos sveikatos rizikos įvertinimas teisiškai privalomas?
Daugelyje jurisdikcijų darbdaviai turi teisinę „priežiūros pareigą“ apsaugoti darbuotojus nuo fizinės ir psichologinės žalos. Nors konkrečios teisės normos skiriasi priklausomai nuo šalies, dokumentuoti rizikos vertinimai dažnai yra privalomi tam tikro dydžio įmonėms, kad būtų parodyta, jog jos aktyviai nustato ir mažina psichosocialinius pavojus, tokius kaip perdegimas, patyčios ir per didelis darbo krūvis.
Kaip dažnai turėtume atnaujinti savo darbo vietos psichikos sveikatos rizikos vertinimą?
Rizikos vertinimas nėra vienkartinė užduotis; tai turėtų būti “dinaminis dokumentas.” Bent jau jis turėtų būti peržiūrimas kasmet. Tačiau taip pat turėtumėte inicijuoti naują vertinimą esant dideliems organizaciniams pokyčiams, pvz., susijungimui, perėjimui prie nuotolinio darbo arba po reikšmingo darbuotojų kaitos ar nedarbingumo padidėjimo.
Kuo skiriasi vidinė apklausa ir profesionalus rizikos vertinimas?
Vidinės apklausos yra puikios „nuotaikos patikrinimams“, tačiau jos dažnai kenčia nuo mažo sąžiningumo, jei darbuotojai bijo, kad jų atsakymai nėra tikrai anonimiški. Profesionalus vertinimas, kaip, pavyzdžiui, atliekamas per Siffi platformą, naudoja patvirtintus psichologinius pagrindus ir trečiosios šalies anonimiškumą, siekiant gauti daug tikslesnį rizikos lygių vaizdą be vidinės įmonės politikos šališkumo.
Kokios yra dažniausiai pasitaikančios „paslėptos“ rizikos nuotolinio darbo aplinkose?
Nors fizinės rizikos namuose yra mažesnės, psichologinės rizikos neretai išauga. Dažniausi paslėpti streso veiksniai nuotolinėse komandose yra „neryškios ribos“ (sunku atsijungti), socialinė izoliacija ir „skaitmeninė trintis“ (frustracija dėl įrankių arba aiškios asinchroninės komunikacijos trūkumo).
