Kaip tvarkyti atsakymų davimą ir gavimą metų veiklos pokalbių metu

Metiniai vystymosi pokalbiai arba veiklos apžvalgos yra vieni iš reikšmingiausių metų momentų darbuotojų įsitraukimui ir veiklos suderinimui.

Norint, kad jie būtų tikrai naudingi, tiek vadovai, tiek darbuotojai turi elgtis kaip su dvikrypčiu procesu, kuris skatina augimą, o ne nerimą.

1. Metinės veiklos pokalbio peržiūrėjimas

Abi pusės gali bijoti metų pabaigos apžvalgų, nes jos dažnai suspaudžia visus metų atsiliepimus ir emocijas į vieną susitikimą.

Darbuotojai bijo nežinomybės ir kritikos. Viena apklausa parodė, kad iki 22% darbuotojų verkia po apžvalgos, pabrėžiant, kaip emocingai įkrauti gali būti šie pokalbiai.

Vadovai taip pat gali jaustis nepatogiai, ypač jei trūksta mokymų, kaip pateikti sudėtingą atsiliepimą arba bijodami gynybinių reakcijų.

Siekdami sumažinti emocinį stresą, performuluokite pokalbio tikslą prieš jam prasidedant.

Vietoj nuosprendžio praeičiai, pozicionuokite tai kaip koučingo sesiją, skirtą mokymuisi, kurso korekcijai ir ateities galimybėms.

Kalbos keitimas iš “veiklos peržiūros” į “kitų jūsų skyriaus projektavimą” signalizuoja augimą, o ne bausmę.

Pokalbį rėminkite kaip dalį nuolatinio dialogo, remdamiesi ankstesniais 1:1 susitikimais ir patikrinimais. Tai leidžia jaustis kaip kelionei, o ne teismo dienai.

2. Vadovams: Kaip pateikti atsiliepimus, kurie įkvepia augimą

Atsiliepimai yra pagrindinė vadovavimo gebėjimų dalis. Kai jie pateikiami tinkamai, apžvalgos tampa produktyvios, o ne destruktyvios.

Vadovai nustato toną. Smalsumas, pagarba ir sąžiningumas skatina tą patį iš darbuotojų.

A. Pasiruoškite su tikslu

Įeiti į apžvalgą nepasiruošus padidina nerimą ir nesusipratimus.

• Surinkite pavyzdžių iš visų metų, kad išvengtumėte naujausio šališkumo.
• Peržiūrėkite veiklos duomenis ir kolegų atsiliepimus, kad gautumėte subalansuotą vaizdą.
• Įvertinkite indėlį į komandos kultūrą ir ilgalaikius tikslus.
• Patikrinkite asmeninius šališkumus ir prielaidas prieš susitikimą.

B. Nustatykite toną psichologiniam saugumui

• Paaiškinkite bendrą tikslą ir vystymosi dėmesį.
• Anksti pasiūlykite konkretų dėkingumą, kad sukurti pasitikėjimą.
• Pasirinkite ramų, privatų aplinką be trukdžių.

Modeliuokite pažeidžiamumą dalindamiesi savo vystymosi sritimis. Tai sumažina hierarchiją ir sukuria ryšį.

C. Pateikite atsiliepimus aiškiai ir empatiškai

Naudokite SBI modelį (Situacija, Elgesys, Poveikis), kad išliktumėte faktiniai ir objektyvūs.

• Subalansuokite stiprinančius ir vystymosi atsiliepimus.
• Naudokite aprašomąją kalbą, o ne etiketes.
• Užduokite klausimus prieš teikdami patarimus.

Empatija reiškia būti sąžiningu, išsaugojant orumą.

D. Bendrakurkite vystymosi veiksmus

• Pakvieskite darbuotojus pasiūlyti dėmesio sritis.
• Apibrėžkite tikslus naudodami SMART sistemą.
• Identifikuokite reikalingą palaikymą ir išteklius.

Suplanuokite tolesnius veiksmus, kad užtikrintumėte pažangą po metinio susitikimo.

Dažniausiai pasitaikančios klaidos, kurių reikia vengti

• Neaiški pagyrimas
• Kritikų dauginimas
• Prielaidų darymas dėl ketinimo
• Atsiliepimų susiejimas tik su įvertinimais ar premijomis

3. Darbuotojams: Kaip konstruktyviai priimti atsiliepimus

Darbuotojai yra aktyvūs dalyviai, o ne pasyvūs gavėjai.

A. Perdefinuoti, ką reiškia atsiliepimai

• Žvelkite į atsiliepimus kaip į informaciją, o ne kaip į nuosprendį.
• Pripažinkite skirtingus požiūrius.
• Ieškokite dėsningumų, net kai nesutinkate.

B. Pasiruoškite savo mąstyseną

• Apmąstykite pasiekimus ir iššūkius.
• Priimkite augimo mąstyseną.
• Planuokite emocinės reguliacijos strategijas.

C. Aktyviai įsitraukite pokalbio metu

• Užduokite klausimus dėl konkrečių pavyzdžių.
• Paaiškinkite lūkesčius.
• Užsirašykite pastabas, kad apmąstytumėte.

D. Paverskite atsiliepimus veiksmais

• Prioritizuokite 2–3 vystymosi sritis.
• Prašykite palaikymo išteklių.
• Suplanuokite pažangos apžvalgas.

4. Atsiliepimų integravimas į kultūrą

Dažni atsiliepimai sumažina emocinį intensyvumą.

Savaitiniai 1:1 susitikimai, retrospektyvos ir greitieji patikrinimai leidžia atlikti realaus laiko korekcijas.

Dvikryptis atsiliepimas sukuria pasitikėjimą ir psichologinį saugumą.

Sujunkite vystymąsi su mokymais, mentoryste ir išplėstiniais projektais.

Tolesni veiksmai rodo įsipareigojimą augti.

Atsiliepimai nėra pažymys. Tai dovana.

Esant pasitikėjimui, bendrai atsakomybei ir reguliariai praktikai, atsiliepimai tampa galingu vystymosi įrankiu.